HAB aprimora gestão documental para apoiar a segurança do paciente
Segundo treinamento alinhou responsabilidades e novos fluxos para reduzir retrabalho e ampliar o conhecimento das equipes sobre os documentos utilizados em Belém e Barcarena.
No atendimento a um paciente com sepse, conhecer as orientações sobre o tempo de administração do antibiótico faz parte da rotina de cuidado. A gerente de Enfermagem do Hospital Adventista de Belém (HAB), Gisele Souza, usa esse exemplo para explicar por que os profissionais precisam ter acesso a protocolos atualizados e validados pela instituição.
“Se o técnico não souber dessa rotina, perdemos o tempo adequado da administração”, afirma. Segundo ela, o documento oferece uma referência para esclarecer dúvidas e orientar a execução do procedimento.
Essa relação entre a organização dos processos e a assistência esteve no centro do segundo treinamento de gestão documental, realizado nesta quarta-feira, (23). O encontro reuniu lideranças para ajustar o fluxo de elaboração, padronização, disseminação e publicação dos documentos utilizados nas unidades de Belém e Barcarena.
A iniciativa integra as prioridades da direção de fortalecer a segurança, a experiência do paciente e o cuidado centrado na pessoa, em consonância com a missão de servir, curar e salvar. Para o diretor-geral das duas unidades, Ilvo Coutinho, a manutenção de uma estrutura dedicada à Qualidade expressa esse compromisso.
“Nós valorizamos muito isso. E é por isso que temos estrutura de qualidade para poder sempre pensar na experiência e segurança do paciente”, destaca.
Responsabilidades e uso dos recursos
O primeiro treinamento apresentou as diretrizes para a produção dos documentos. Com a aplicação das orientações, a equipe de Qualidade identificou dificuldades que exigiam novos ajustes. Sidney Monteiro, gerente do Núcleo de Segurança do Paciente (SCIRAS)/Qualidade, cita duplicidade de documentos, referências inadequadas, estruturas diferentes das previstas na norma e indefinição sobre a abrangência dos conteúdos entre Belém e Barcarena.
“A gente precisou ajustar e reorientar a rota da gestão documental junto aos setores”, explica. Segundo ele, essas situações aumentavam o tempo de análise e exigiam devoluções para correção. “Fica mais moroso o processo para que a gente possa publicar um documento, para que ele seja finalizado.”
O segundo encontro reforçou a responsabilidade dos gestores pela elaboração dos documentos de suas áreas, observando as orientações institucionais antes do envio à Qualidade.
“É responsabilidade do gestor mandar o documento de acordo com a norma, e à Qualidade só cabe padronizar e controlar aquele documento para garantir que os documentos utilizados na instituição sejam documentos padronizados”, afirma Sidney.
A redução das devoluções e das correções sucessivas é uma das contribuições esperadas desse trabalho para a eficiência dos processos e a sustentabilidade financeira. Ao buscar melhor aproveitamento do tempo das equipes, a reorganização procura tornar mais responsável o uso dos recursos dedicados a essas atividades.
Coerência e atualização das orientações
Carolina Miranda, que atua na gestão documental do setor de Qualidade, explica que a análise considera a correspondência entre o objetivo do documento e as instruções que ele apresenta. Um procedimento destinado ao recebimento de materiais, por exemplo, precisa descrever as etapas desse recebimento.
“Tem que ter a congruência daquilo que eu estou propondo para o que vai ser praticado”, afirma. A mesma atenção se aplica às referências: segundo Carolina, uma norma ou orientação já revogada precisa ser substituída pela referência atualizada que sustenta o conteúdo.
Ela relata que os gestores têm procurado a Qualidade para esclarecer dúvidas, discutir referências e compreender como aplicar as orientações à realidade de seus setores. Quando há inadequações, os apontamentos são formalizados e encaminhados ao elaborador.
“Eu percebo o interesse genuíno da liderança em fazer essa entrega final conforme o resultado que é estabelecido institucionalmente”, avalia Carolina.
Da orientação à rotina do cuidado
O alcance das orientações pelas equipes foi outro ponto central do treinamento. Sidney explica que, após a padronização, o gestor deverá comprovar a disseminação do conteúdo para, pelo menos, 90% dos colaboradores envolvidos naquele processo. A comprovação, por ata ou lista de presença, antecede a publicação e a liberação do documento para uso.
Segundo o gerente, esse controle busca assegurar que os profissionais conheçam os documentos que orientam suas atividades e saibam onde consultá-los. Para Carolina, a organização precisa chegar à execução, com processos descritos, validados e disponíveis para quem atua na assistência e nas áreas administrativas.
“Não se faz a segurança do paciente sem direcionamento, sem diretrizes. Precisamos garantir a segurança do colaborador, que também está amparado por essa documentação”, ressalta.
Na Enfermagem, Gisele observa uma contribuição dos novos instrumentos para a atuação profissional. “A questão da segurança técnica, com certeza, foi fortalecida com os novos fluxos, protocolos e atualizações”, afirma. Ela explica que as evidências científicas são atualizadas constantemente e que a revisão dos documentos oferece respaldo ao trabalho das equipes.
Selo reconhece boas práticas na gestão de incidentes
Na abertura da programação, o HAB recebeu o Selo Segurança do Paciente 2026, concedido pela Epimed Solutions em parceria com o Instituto Brasileiro para Segurança do Paciente (IBSP). O reconhecimento contempla boas práticas na notificação, classificação, investigação e resposta a incidentes e eventos adversos.
Segundo Sidney, o selo se refere ao trabalho desenvolvido pela instituição na gestão de incidentes ao longo de 2025. Ele esclarece que o reconhecimento está vinculado à gestão desses eventos, um processo distinto da gestão documental abordada na capacitação.
“É uma conquista muito grande. Ela representa uma responsabilidade na gestão de eventos do hospital, de eventos assistenciais”, afirma.
O gerente explica que esse processo começa com a notificação. A partir do registro, a instituição analisa a ocorrência, organiza a resposta e define medidas para prevenir sua repetição. Ele cita o acompanhamento de indicadores relacionados ao tempo de resposta, às notificações e à taxa de eventos adversos.
“Planos são traçados a partir da notificação desses eventos para que eles não ocorram novamente”, destaca Sidney. Para ele, a cultura de notificação precisa estar acompanhada da responsabilidade de analisar e responder às situações identificadas.
Ao comentar o selo, Ilvo reforça o envolvimento da direção com essa frente de trabalho. “Esse é um programa que tem apoio da direção. A gente puxa isso como direção do hospital, preocupado com a experiência e a segurança do paciente”, afirma.
Continuidade da gestão documental
Entre os próximos passos da gestão documental, Sidney aponta a proposta de desenvolvimento de um sistema para apoiar a elaboração, o controle, a validação, o armazenamento e a consulta dos documentos, prevista no planejamento apresentado para 2027. Também está em discussão a construção, com o Núcleo de Capacitação e Pesquisa (NCP), de um indicador para acompanhar a disseminação das orientações.
Na assistência, Gisele considera que a consolidação do processo exige capacitação contínua e orientação sobre os canais de acesso aos documentos.
“Precisa ainda treinar e direcionar para o canal correto. Como a equipe é grande, demora um pouco, além da mudança de cultura”, observa.
